Виконуючи замовлення на біржі Upwork, кожен із нас розраховує отримати не тільки досвід або ще один цікавий проект, але й гідну винагороду. Тому не дивно, що найпопулярнішим питанням серед фриланс спільноти стало саме «як отримати кошти в Україні?». У цій інструкції ми розповімо про існуючу можливість легально отримувати платежі за виконані проекти на рахунок в Україні. Якщо ви маєте рахунки у інших країнах, ця інструкція буде менш корисна для вас, проте може знадобитись вам у майбутньому.

Почнемо з того, що систематичне виконання замовлень клієнтів фриланс-біржі – це вже підприємницька діяльність і закон вимагає від такого фрилансера реєстрації в якості підприємця та здійснення операцій, пов’язаних з підприємницькою діяльністю, за окремим рахунком. Будь-які зарахування на такий рахунок з-за кордону повинні проходити валютний контроль, який здійснюється банками за дорученням держави.

 

Валютний контроль при виводі з upwork

Раніше, будь-який український банк, отримавши валюту на ваше ім’я, перевіряв наявність договору та акту надання послуг в якості окремих письмових документів. Лише після такої «перевірки» кошти зараховувались на рахунок клієнта. Звичайно це було не сама зручна процедура, тому ініціативна група у складі фрилансерів і представника Upwork почала шукати шляхи реформування процедури валютного контролю для фрилансерів.

Першим результатом цих зусиль став лист Національного банку України 22-01012/46746 від 07.07.2015, який спростив вимоги банків до документів, що надаються фрилансерами для отримання валютної виручки.

Подальша наполеглива робота ініціативної групи призвела до закріплення спрощення документального оформлення експортних послуг вже на законодавчому рівні.

30 листопада 2016 року Президент України підписав Закон № 4496 від 03.11.2016 р. щодо усунення адміністративних бар’єрів для експорту послуг.

Що змінив новий Закон?

  (1) Інвойс – рахунок для оплати на ім’я нерезидента (Клієнта), що містить інформацію про ваші послуги та їх ціну, підписаний лише вами (підпис замовника не потрібен), прирівнюється до зовнішньоекономічного договору і є достатньою підставою для банку, щоб зарахувати належну вам виручку від нерезидента.

Договір більше не вимагається банками, проте він існує. В нашому випадку – це Угода Користувача Upwork , яка є публічним договором. Надаючи послуги через платформу Upwork, ви приймаєте умови цього договору.

  • Документи англійською мовою (зокрема Інвойс) не потрібно перекладати українською. Банки не можуть більше вимагати переклад наданих їм документів. Проте, шаблон Інвойсу, який ми пропонуємо вам до користування, містить переклад на українську мову.
  • Знято валютний контроль для оплати за експортні послуги (відтепер закон передбачає обмеження лише для товарів і робіт – 180 днів, починаючи з дати їх поставки/виконання резидентом. Протягом цього періоду товари/робота мають бути оплачені нерезидентом. Періодично цей строк коригується Національним Банком України).

Для експорту послуг валютний контроль відсутній та строки їх оплати не контролюються. Раніше для здійснення такого контролю банки мали право вимагати Акт приймання-передачі послуг (в додаток до Інвойсу) і такий Акт був підтвердженням того, що строки зарахування валютної виручки не порушено.

Де знайти правильний Інвойс?

Виконання вимог до зовнішньоекономічних договорів означає, що Інвойс повинен відображати низку певних положень, включаючи правильне призначення платежу. Для Вашої зручності ми розробили шаблон Інвойсу, який додається до цієї інструкції. Ще до остаточного прийняття Закону № 4496, такі ключові банки як PrivatBank, OTP, FUIB, Raiffaisen Bank Aval, Ukrsibbank BNP Paribas Group задовольнялись Інвойсом в якості підтвердження експортної угоди. Сьогодні дані банки гарантовано приймають Інвойс, як підтвердження експортної угоди.

Як заповнювати Інвойс?

Кожне поле і положення шаблонного Інвойсу обумовлене тими чи іншими вимогами законодавства. Якщо ваш банк не просить внесення змін до Інвойсу, не варто змінювати затверджену шаблонну форму. У той же час, специфіка документообігу в Україні побудована таким чином, що, наприклад, у різних філіях одного банку одні й ті ж самі положення законодавства розуміють по-різному. Тому, якщо під час узгодження з банком вас попросять додати чи видалити з Інвойса будь-яку дрібницю, практика показує, що краще внести подібну зміну, ніж вступати у тривалу дискусію з банком.

Самостійно Вам необхідно заповнити наступні поля Інвойсу:

  • Номер Інвойсу – може бути довільним, наприклад, використовуйте дату створення самого Інвойсу та просто перетворіть її – 2301/1;
  • Дата Інвойсу – 1-3 дні до дати здійснення платежу;
  • Дані Виконавця – вкажіть, що ви ФОП, прізвище, ім’я, по-батькові, адресу реєстрації та ідентифікаційний номер;
  • Дані Замовника та Платника (реквізити в Інвойсі) – актуальні станом на сьогодні реквізити Upwork Global Inc. та Upwork Escrow Inc. Система розрахунків побудована таким чином, що платником є саме Upwork Escrow Inc., яка діє за дорученням та від імені Upwork, і шаблон це відображає;
  • Предмет – назва наданих послуг (наприклад, розробка програмного забезпечення, тестування програмного забезпечення, послуги дизайну і т. ін.);
  • Ціна (загальна вартість) послуг – сума, яку ви отримуєте за виконані послуги;
  • Банківські реквізити Виконавця – банківські реквізити Вашого рахунку ФОП;
  • Опис – більш детальний опис послуг (наприклад, тестування альфа-версії мобільного додатку «Кентавр»). Опис послуг, як і предмет, мають відповідати вашим видам діяльності, як підприємця на єдиному податку;

Усього до сплати – загальна сума, яку ви отримуєте за надані послуги. У випадку із послугами ця сума ідентична ціні.

Завантажити шаблон інвойсу в pdf

Таблиця 1. Invoice / Інвойс № 2301/1. Зразок (подробиці, виділені жовтим, повинні заповнюватись ФОП)
Date of invoice: 23/01/2019 Дата інвойсу: 23/01/2019
Supplier: Individual Entrepreneur Petrenko Petro Petrovych
Address: Zip, City, Street, Building, App
Individual Tax Number – 1234567890
Виконавець: ФО-П Петренко Петро Петрович,
що проживає за адресою Індекс, Місто, Вулиця,
Будинок, Квартира
ІПН – 1234567890
Customer: Upwork Global Inc.
441 Logue Ave
Mountain View, CA, 94043, USA
Represented by SVP of Operations Elizabeth
Tse, who acts according to the charter
Замовник: Upwork Global Inc.
441 Logue Ave
Mountain View, CA, 9404, USA
в особі SVP of Operations Elizabeth Tse, що діє
на підставі Статуту
Payer (authorized by Customer to make payments): Upwork Escrow Inc.
(on behalf of Upwork Global Inc.)
441 Logue Ave
Mountain View, CA, 94043, USA
Represented by Corporate Secretary
Christopher Cheng
Платник (повірена особа Замовника щодо розрахунків): Upwork Escrow Inc.
(від імені Upwork Global Inc.)
441 Logue Ave
Mountain View, CA, 94043, USA
в особі Corporate Secretary Christopher Cheng
Subject matter: Software Development Предмет: Розробка програмного забезпечення
Currency: USD Валюта: Долар США
Price (amount) of the services: 5,000.00 Ціна (загальна вартість) послуг: 5 000,00
Terms of payments: Post payment of 100% upon the services delivery. Умови оплати: 100% післяплата за фактом
виконання послуг.
Payer Bank information:
Beneficiary: Upwork Escrow Inc.
Account # : 4337885917
Beneficiary’s bank:
Wells Fargo Bank, N.A
420 Montgomery Street
San Francisco, CA 94104
SWIFT code: WFBIUS6S
Supplier Bank information:
Beneficiary: PE Petrenko Petro Petrovych
Account # : 2600 XXXXXXXXXX
Beneficiary’s bank: Bank
Bank Address
SWIFT code: Swift Code
Correspondent bank #1:
The Bank of America N.A.
New York, USA
Account No.: 6550275660
SWIFT code: BOFAUS3N

 

Description/Опис Quantity/Кількість Price,USD
Ціна, Долар США
Amount, USD /
Загальна вартість,
Долар США
1 Software Development /Розробка
програмного забезпечення
Please describe services in
details (for example, testing of the alpha version of the
Centaurus mobile application
1 5 000.00 5 000.00
Total/Усього: 5 000.00
Total to pay: Five thousand United States dollars 00 cents
Усього до сплати: П’ять тисяч доларів США 00 центів
5 000.00

 

All charges of correspondent banks are at the Supplier’s expenses./ Усі комісії банків-кореспондентів сплачує виконавець.

Payment hereof at the same time is the evidence of the service delivery, acceptance thereof in full scope and the confirmation of final mutual installments between Parties. /

Оплата згідно цього Інвойсу одночасно є свідченням надання послуг, їх прийняття в повному обсязі, а також підтвердженням кінцевих розрахунків між Сторонами.

The Parties shall not be liable for non-performance or improper performance of the obligations under the agreement during the term of insuperable force circumstances. / Сторони звільняються від відповідальності за невиконання чи неналежне виконання зобов’язань за договором на час дії форс-мажорних обставин.

Payment according hereto shall be also the confirmation that Parties have no claims to each other and have no intention to submit any claims. / Оплата згідно цього Інвойсу є підтвердженням того, що Сторони не мають взаємних претензій та не мають наміру направляти рекламації.

Any disputes arising out of the agreement between the Parties shall be settled by the competent court at the location of a defendant. / Всі спори, що виникнуть між Сторонами по угоді будуть розглядатись компетентним судом за місцезнаходження відповідача.

Supplier/Виконавець:                            _____PE Signature _______(Petrenko Petro / Петренко П.П.)

Завантажити шаблон інвойсу в pdf

Коли банки зобов’язані застосовувати спрощене документування експорту послуг? 

Закон № 4496 вступив в силу через місяць після його опублікування, тобто 3 січня 2017 року. Це означає, що починаючи з цієї дати банки зобов’язані приймати документи за новими правилами.

Чи потрібні будь-які додаткові документи? 

Система Upwork дозволяє самостійно вказувати у призначенні платежу, що це оплата за конкретним Інвойсом (його номер і дату). Однак, іноді банки можуть попросити вас написати їм роз’яснювального листа, в якому ви підтвердите, що отримані кошти – це оплата саме за цим Інвойсом. Такий лист обов’язково знадобиться якщо ви, наприклад, забули вказати реквізити рахунку у призначенні платежу.

Чи може юридична особа (ТОВ) працювати таким чином?

Закон №4496 поширюється як на фізичних осіб – підприємців, так і на юридичних осіб, наприклад, ТОВ. Інвойс має бути складено від імені ТОВ на ім’я нерезидента та має силу зовнішньоекономічного договору. Складати та підписувати Акт приймання – передачі послуг не потрібно. По-перше, банк більше не контролює строки зарахування валютної виручки при експорті послуг. Раніше саме Акт виступав документом, що підтверджував дотримання строків. По-друге, у Законі про бухгалтерський облік змінено визначення первинного документу, а саме – видалено слово про те, що такий документ «підтверджує здійснення господарської операції». Більше немає потреби підтверджувати “факт надання послуг” для цілей бухгалтерського обліку.

Бухгалтерський облік

Отримуючи платежі, які мають відношення до вашої діяльності на фрилансі, ви маєте бути впевнені, що всі вимоги бухгалтерського та податкового обліку виконано. Нижче наведено загальну інформацію, розроблену учасниками ініціативної групи. Дана інформація не є прямою податковою чи юридичною консультацією.

Якщо ви ведете підприємницьку діяльність, як приватний підприємець на спрощеній системі оподаткування (3 група на єдиному податку зі ставкою 5%), у вас обов’язково повинна бути книга обліку доходів. Розглянемо приклад обліку коштів:

  • 01.2019 – підприємцю надійшов платіж в валюті на суму 1 000 доларів США. Того ж числа сума перераховується на розподільний рахунок (№ 2603…. Цей рахунок є транзитним, управляється банком та не належить клієнту, тобто де-факто гроші на рахунок підприємця ще не надійшли);
  • 01.2019 – банк примусово продає 30% валюти за курсом 26,9 грн/1 долар США. Продаж валюти здійснюється за міжбанківським курсом. На наступний робочий день на рахунок підприємця надходить сума в гривнях – 8 070 гривень. З 1 березня 2019 року Національний Банк України зменшив обов’язковий продаж валюти з 50% до 30%.
  • 01.2019 – 70% суми (700 доларів США) надходять на валютний (доларовий) рахунок підприємця (№ 2600 ….);
  • 01.2019 – підприємець вирішив продати решту 70% суми на доларовому рахунку. На підставі заявки підприємця банк продає валюту. Наприклад, продаж відбувся за курсом 26,8 грн/1 долар США. На гривневий рахунок підприємця надходить сума у розмірі 18 760 гривень.

Як підприємець має враховувати вищевказані суми в книзі доходів і податковій декларації?

Нагадаємо, що Податковий Кодекс України зазначає: “дохід, виражений в іноземній валюті, перераховується в гривню за офіційним курсом НБУ на дату отримання такого доходу” (ст. 292.5 ПКУ). Розглянемо приклад: датою в 10.01.2019 року в книзі доходів записується надходження в сумі 27 040 гривень. Дана сума складається із:

  • 8 070 гривень – отримані від продажу 30% валютної виручки (в доларах цю суму підприємець не отримував на свій рахунок, сума знаходиться на розподільному рахунку № 2603 … , що підприємцю не належить. Немає підстав враховувати 30% валютної виручки за курсом НБУ;
  • 18 970 гривень = 700 Х 27,1 (27,1 – це курс гривня/долар згідно курсу НБУ станом на

10.01.2019, коли фактично надійшли 70% валютної виручки на рахунок підприємця. Фактичний курс продажу валюти підприємцем не має значення;

  • курсова різниця не враховується. Тобто, якщо ви продали 70% валютної виручки дорожче, ніж курс НБУ на дату надходження коштів на валютний рахунок, ця різниця не буде враховуватись підприємцем в якості доходу.

Які ризики?

Згідно із Податковим кодексом України, навіть платники єдиного податку повинні зберігати первинні документи понад 3 роки і надавати їх під час перевірки. Інвойс підпадає під визначення первинного документу, тому що містить достатньо відомостей про надані послуги. Про це тепер чітко зазначено в Законі про бухгалтерський облік, до якого Законом

№ 4496 було внесено певні зміни. Ви також можете зберігати Інвойси в електронній формі. Для цього існують спеціалізовані програми, що дозволяють зберігати документи, підписані за допомогою електронного цифрового підпису (тим самим, що ви використовуєте для подання звітів) і не множити паперові документи. Тепер закон № 4496 прямо вказує на таку можливість.

 

Як верифікувати свій рахунок ФОП, як спосіб оплати на Upwork?

Для верифікації способу отримання грошових коштів, важливо правильно ввести Вашу банківську інформацію. З метою уникнення проблем із переказом коштів, це має бути виконано із точністю в 100%. Після того, як Ви ввели та зберегли цю інформацію, Ви не зможете редагувати свій банківський рахунок і SWIFT код. Для того, щоб оновити ці цифри або використати інший рахунок, Ви повинні створити новий обліковий запис (видаліть старий, якщо він невірний або більше вам не потрібен). Зверніться до свого банку для коригування даних, якщо ви маєте сумніви щодо вірності інформації, або якщо Ви отримали повідомлення про помилку під час спроби ввести дані у нашій системі.

Пам’ятайте , ім’я вашого банківського рахунку та ім’я облікового запису (акаунту) на Upwork повинні співпадати! Якщо ні, ознайомтесь із особливими випадками, коли розбіжності можливо підтвердити вручну за допомогою служби підтримки.

Варіації імен

Варіації імен, які можуть бути схвалені, наприклад Роберт / Боб або J.J / Джон Джейкоб, протягом 48 годин. Деякі варіанти імен, які можуть бути схвалені вручну:

  • Ваше ім’я частково співпадає з іменем профілю, наприклад, по-батькові або додаткові імена не вказані у банківських даних або навпаки.
  • У імені в банку Отримувача або у імені профілю містяться ініціали, які схожі на повне ім’я. Дивіться приклад варіацій вище.
  • Ім’я у банку – це власник або посадова особа компанії / агентства.
  • Спільний рахунок у банку, у випадках, якщо Upwork отримує від банку доказ, в якому міститься ваше ім’я в якості одного із власників.

Якщо ви використовуєте не розпізнані варіації імен або «нікнейм», може знадобитись перевірка паспортних даних, щоб довести, що ви є власником рахунку у банку. Після цього ви стандартним способом редагуєте свій профіль на Upwork таким чином, щоб ім’я, вказане у вашому рахунку, співпадало з ім’ям профілю.

Банківські рахунки компанії

Ваш обліковий запис буде розглянуто і перевірено представником Upwork. Ваш спосіб виведення коштів буде затверджено, якщо:

  • Ім’я у банку Отримувача співпадає з ім’ям компанії на Upwork
  • Ім’я у банку Отримувача не співпадає з ім’ям компанії на Upwork, проте ви можете підтвердити, що володієте цією компанією і банківський рахунок належить компанії або вам особисто. У цьому випадку, необхідно надати наступні документи:
  • Скан-копію підтвердження від банку, у якому вказана назва компанії
  • Свідоцтво про реєстрацію компанії

Для того щоб здійснити та отримати оплату, ваша податкова інформація повинна бути внесена у певну податкову форму. Натисніть тут, щоб заповнити необхідне поле у податковій формі. Як тільки інформацію буде внесено, доступні кошти будуть розподілені відповідно до вашого графіку платежів і ви зможете почати виводити кошти.

Як додати метод грошового переказу:

  1. Уточніть в банку свої банківські реквізити
  2. Натисніть на значок Settings і натисніть Get Paid під опцією User Settings
  3. Натисніть кнопку Add a payment method
  4. Натисніть кнопку Set Up для грошового переказу (USD)
  5. Вкажіть реквізити свого банківського рахунку і натисніть кнопку “Add this account”
  6. Оберіть графік платежів і натисніть кнопку Next. З метою безпеки, ваш новий спосіб оплати буде активовано протягом 3-х днів.

Як змінити інформацію для грошового переказу (крім банківських номерів і кодів рахунків):

  1. Натисніть на значок Settings, потім натисніть Get Paid під опцією User Settings
  2. У Payment Methods знайдіть той метод оплати, який ви хочете видалити, і натисніть на посилання редагування
  3. Відредагуйте інформацію і натисніть кнопку Save Changes Щоб видалити метод грошового переказу:
  4. Натисніть на значок Settings і натисніть Get Paid під опцією User Settings
  5. У розділі “Способи оплати” знайдіть той, який ви бажаєте видалити і натисніть на посилання редагування
  6. Натисніть кнопку Remove
  • За здійснення SWIFT-платежу у валюті стягується комісія у розмірі $30
  • Ваш банк може стягувати плату за зарахування міжнародних грошових переказів. Якщо ваш банк використовує посередника та/або банк – кореспондент, він також може стягувати додаткову комісію.

Ця інструкція розроблена для того, щоб максимально доступно пояснити суть документування ЗЕД-операцій в Україні, в тому числі можливі ризики. Цей документ не надає вирішення податкових чи юридичних питань для фрилансерів і на нього не слід опиратися як на пряму податкову чи юридичну консультацію. Користувачам наполегливо рекомендується звертатися за податковими та юридичними консультаціями на основі їх індивідуальних обставин.